SuiteCRM: tu CRM como software de facturación (I)

¿Qué es un CRM?

Un CRM (del inglés Customer Relationship Management) es una herramienta software que está centrada en la gestión de las relaciones con los clientes. Se trata de un sistema que nos permite gestionar de forma sencilla el ciclo de vida de los clientes de la empresa, abarcando desde el proceso de gestión de leads (clientes potenciales), la generación de oportunidades de venta, la planificación del marketing y la atención al cliente. Algunos CRM como SuiteCRM también permiten la gestión de la facturación de la empresa.

SuiteCRM es el CRM open source que continúa el proyecto original de SugarCRM

En éste caso, nos vamos a centrar en SuiteCRM, el CRM de código abierto con una de las comunidades de desarrollo más activas, y en especial en su potente módulo de facturación. Desde Ticnux, hemos realizado una adaptación de los mecanismos de facturación que aporta el CRM a las necesidades de nuestros clientes. En concreto, nos hemos centrado en los módulos de Advanced Open Sales.

Nuestro objetivo ha sido adaptar el sistema de facturación para que sea más sencillo, que permita ahorrar tiempo y dinero. Lo conseguimos modificando el sistema por defecto que incluye SuiteCRM, sin tener que añadir nuevos módulos. Además lo hemos enriquecido con mecanismos de comprobaciones y ayudas a los usuarios para facilitar la gestión de las facturas. En definitiva, hemos obtenido un sistema personalizable, completo y adaptado al modelo de facturación español.

Adaptaciones que facilitan el uso del módulo de facturación de SuiteCRM para las empresas españolas

Nos hemos centrado en reforzar el conjunto de características esenciales que un buen sistema de facturación debe ofrecer.

En primer lugar, debe contar con un sistema de identificación con códigos correlativos y automáticos. SuiteCRM, ya contaba con un código de factura autoincremental simple, pero hemos ido un paso más. Hemos creado un conjunto de opciones en el página de administración del módulo para configurar un nuevo código, con formato personalizable y con posibilidad de renovación por ejercicio anual. Éste código solo se introducirá en la factura cuando la marcamos como “Emitida”.

También, es importante que el sistema compruebe la corrección de las fechas de facturación. Por ejemplo, que no permita emitir una factura con una fecha anterior a otra ya existente con un código de factura previo. Para conseguirlo, hemos añadido una serie de comprobaciones que obligan que las facturas estén correctamente ordenadas.

Es importante disponer de plantillas para generar las facturas de forma automática y sencilla, y así enviarlas rápidamente y con un solo click a nuestros clientes. SuiteCRM cuenta un sistema de plantillas para generar los archivos PDFs, en éste apartado, hemos centrado nuestra atención en hacer que éstas sean fácilmente editables.

La automatización de tareas, es un procedimiento que nos permite simplificar tareas repetitivas y ahorrar tiempo y dinero. En el caso de las facturas, es importante estar al tanto y hacer seguimiento de los vencimientos de las facturas pendientes de cobrar. Hemos incorporado un planificador en SuiteCRM, el cual nos notificará con los datos de las facturas emitidas y que todavía no se hayan abonado en un determinado plazo.

En próximas entradas de nuestro blog continuaremos explicando más detalles sobre cómo, desde Ticnux, hemos adaptado el módulo de facturación de SuiteCRM para que sea usable por cualquier empresa española.